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溧陽立達合規監察官
潘俊
電話:021-33876879,15900794443
電子郵箱:stone-pan@163.com
葛靜娟
電話:0519-87225722,18964016879
電子郵箱:gejingjuan5271@126.com
OTIS合規溝通渠道
電話:8338333001
電子郵箱:ethics@otis.com
前言
道德規范和合規制度是公司業務發展的基石,完善的道德規范和行為準則更是提高企業文化建設、推進公司發展的重要保障。這是我們員工和所有合作伙伴對正面行為的承諾,它要求我們建立信任、促進尊重、體現誠信、坦誠交流、勇于承擔責任。
1.商業道德與合規管理總則
為貫徹公司商業道德行為廉潔自律的各項規定,切實加強公司廉政建設,遵循中國及美國的相關法律法規,樹立溧陽立達良好的社會形象,滿足客戶對商業道德規范要求,特對全體員工的商業道德與合規廉潔自律行為作如下規定:
1.1 嚴格遵守中國及美國的相關法律法規和公司的各項管理認真學習落實公司廉潔自律的各項規定,發揚艱苦創業、廉潔奉公的優良作風,弘揚職業道德,強化自律意識,做到警鐘長鳴。
1.2 公司職工必須遵守“五不準”:即①不準違章作業;②不準對用戶失禮;③不準向用戶吃、拿、卡、要;④不準向用戶亂收費;⑤不準行賄受賄。
1.3 在業務工作中,不準巧立名目向用戶索取錢、物,接受可能影響正常工作的禮物饋贈和宴請。
1.4 不能以“權”謀私和以“情”謀私。不準用公款公物操辦婚喪喜慶事宜和借機斂財。不準用公款參與高消費娛樂活動和獲取各種公共財物。
1.5 不準違反規定從事“第二職業”:即利用職務之便在經濟實體中兼職或者兼職取酬,以及從事有償中介活動。
1.6 不準利用客戶、合作伙伴、業務代理、發包商或供應商來規避法律法規規定或公司政策。
1.7 不準發出或接受不合法或未經授權的指令,不準提交任何有誤導的預算、報告或批準申請。
1.8 不準在公司賬簿和記錄中做任何有誤導的錄入。
1.9 不準設立另一套賬簿和記錄或設立任何未經記錄的賬簿外的資金。
1.10 不準沒有書面授權而披露公司的專業信息或商業秘密。
1.11 不準為自己或他人利益而使用公司財產和資質。
1.12 不準與競爭對手串通操作投標、聯合定價、分配客戶或市場、設定標準條款或從事其它限制競爭的行為。
1.13 不準與競爭對手交換信息。
1.14 不準給予現金、頻繁的或是貴重的禮物,款待,或是任何接受方政策所禁止的物品。
1.15 任何向第三方支付的貴重的、或是與合法的公司業務直接相關的費用,事前都要得到公司領導審批并嚴格記錄。
1.16 不準接受客戶贈送的錢、物或“回扣”,無法拒絕的,應及時向公司領導匯報并全部上交組織,由組織酌情處理。
1.17 嚴格遵守國家的安全法律法規,嚴格執行公司和各發包商的安全管理規定,安全檢查做到公開、公平和公正,不護短,不徇私。對事故隱患做到“四不放過”,以確保安全。
1.18 公司所有員工應遠離“黃、賭、毒”,堅決杜絕一切違法亂紀行為。
1.19 不準對舉報的人進行報復。
2.商務禮品與招待
2.1 商務禮品是指溧陽立達或代表溧陽立達向任何第三方提供或給予的并未從對方收到十足對價(即錢財或具有相等公允市值的物品)的任何有價物品。商務禮品包括但不限于:
2.1.1 有形產品(例如:紀念品、促銷品等);
2.1.2 款待品(例如:在商務會議或活動中消費的食品和飲料);
2.1.3 特權(例如:會員身份);
2.1.4 社交活動(例如:文體賽事、高爾夫、其他形式的招待等,無論是否發生在溧陽立達公司場所);
2.1.5 旅行贊助;
2.1.6 餐飲活動(內部人員餐飲活動按照公司財務政策流程執行)。
2.2 提供或給予商務禮品之前,員工應確保該商務禮品為本規定所允許,并按照本政策后附審批權限表獲得相應級別領導審批。所有的商務禮品均應計費。
2.3 在以下情況下,可提供和給予商務禮品:
2.3.1 價值和頻率合理;
2.3.2 與公認的款待方式一致;
2.3.3 與規定的商業目的相關,以及公開透明。
2.4 在以下情況下,不得以任何方式提供、給予或協助給予商務禮品:
2.4.1 為溧陽立達政策或已知的接收者機構政策所禁止;
2.4.2 將構成或產生腐敗性支付表象;
2.4.3 奢侈、以現金形式,或頻繁提供或贈送(即向同一接收者重復提供商務禮品)的方式或行為;
2.4.4 非職業性(例如:任何成人娛樂形式)或與公認的款待方式不一致;
2.4.5 商業目的欠缺或無恰當的申請和審批;
2.4.5 任何形式的隱瞞或不透明(例如通過任何第三方提供、給予或出資,或最終由溧陽立達員工個人出資);
2.4.6 可能產生不當行為表象或有損溧陽立達聲譽。
2.5 任何金額的現金及現金禮品(包括禮品券、禮品卡、購物卡、購物券以及任何可以兌換成現金的兌換券和整盒整條香煙等)均不可以作為商務禮品提供和接受。
2.6 盡量避免將公司的商務禮品提供給員工,因為公司的資源應該用于公司的目的,而不應該用作私人性質的禮物(作為激勵員工的獎品除外)。
2.7 在任何情況下,員工都不得直接或通過配偶、朋友、家庭成員或任何其他第三方索要商務禮品。
2.8 禮品發放審批記錄由禮品管理人員負責保管,以便追溯。
2.9 禮品申請表參見附表三。禮品申請人填寫禮品申請表并負責各個層級審批匯總,最終交合規官保留。
2.10 審批全部完成后,由合規官將禮品申請表保留,一份傳遞至財務部,并通知提交人,可以進行禮品采購。報銷時財務部核對采購時間是否發生在審批完成后,同時核對實際金額及采購金額物品是否與申請表一致。兩者符合一致的,方可予以報銷。
2.11 如果采購之前來不及進行正式書面申請的(急件采購),以手機信息傳遞形式予以通知合規官和總經理,獲得口頭審批后方可進行采購,采購完成后10天之內補全全部審批手續。
3.不正當支付
3.1 不得以任何形式向政府、溧陽立達員工、客戶賄賂,以獲取或保持業務,或取得任何其他利益;
3.2 不允許任何人基于本公司的利益而在任何公開或私有市場行賄;
3.3 絕不提供、促成、容忍任何形式的賄賂、意圖賄賂、暗示賄賂;
3.4 嚴格進行會計記錄,金額及會計科目記錄嚴謹正確;
3.5 僅以溧陽立達品牌或服務優勢進行市場競爭,以獲得業務。
4.第三方差旅
4.1 在以下情況下,可提供旅行贊助:
4.1.1 價值和頻率合理;
4.1.2 與規定的商業目的直接相關;
4.1.3 公開透明地提供;
4.2 在以下情況下,不得以任何方式提供或協助提供旅行贊助:
4.2.1 為溧陽立達政策或已知的接收者機構政策所禁止;
4.2.2 行為將構成或產生腐敗性支付表象;
4.2.3 價值過大、頻率過繁、地點過多、訪問者數量過多或持續期過長,或鑒于存在適當的替代方式(例如:用國內替代國外)而顯得不必要;
4.2.4 商業目的缺乏、未經證實或次要(例如主要是為了休閑,訪問者并不涉及溧陽立達的業務或管理事務);
4.2.5 任何形式的隱瞞或不透明;
4.2.6 可能產生不當行為表象或有損溧陽立達聲譽。
4.3 公司提供或給予第三方差旅之前,應確保為本規定所允許,并獲得相應級別領導審批,審批權限表參見附表二。
4.4 公司所有承擔的任何第三方住宿和旅行費用均應由財務部保管財務信息記錄備查。第三方差旅審批材料由合規官保管一份備查。
4.5 第三方差旅申請表參見附表三。第三方差旅申請人組織提交申請表并獲得相應審批。全部審批完成后,申請表由合規官保管,并傳遞一份至財務部,并通知提交人可以開始執行第三方差旅。財務部在獲得該審批后才能預支費用且財務部核對實際情況與審批表一致時才可以報銷。
4.6 如果之前來不及進行正式書面申請的,以手機信息傳遞形式予以通知合規官和總經理,獲得口頭審批后方可執行第三方差旅,完成后10天之內補全全部審批手續。
5.第三方支付
5.1 本公司第三方支付是指工程合同之外的需代付給第三方的費用,如總包配合費、水電費、監檢費和驗收費等費用。
5.2 第三方費用的支付原則上由作業部/項目部配合第三方簽訂補充協議后提出書面申請,經公司總經理批準后,由公司直接支付至第三方賬戶。
5.3 出現需要采用其他簡易支付方式的第三方支付特殊情況,由作業部/項目部提出書面付款承諾與申請,公司相關部門評審,總經理批準后方可支付。
6.利益沖突
6.1 當員工個人利益以任何形式干涉到公司整體利益時,就會產生利益沖突。員工應積極避免個人利益影響員工實現公司整體利益。避免在工作關系中存在任何可能會影響判斷或決策的獨立性的情形,及時詳盡披露任何潛在的利益關系以避免利益沖突,實際已產生利益沖突情形的,將采取監督、回避、調離等風險控制措施,以下幾種利益關系(包括但不僅限于)有可能導致利益沖突,請及時詳盡上報利益關系:
6.1.1 私人關系(主要指夫妻、父母、岳父岳母、子女、兄弟姊妹等親屬關系)可能產生利益沖突:
6.1.1.1 溧陽立達員工與合作伙伴、業務代理、發包商或供應商等外部第三方公司員工或股東有親屬關系;
6.1.1.2三級以內上下級關系的公司員工存在親屬關系。
6.1.2 經濟利益可能產生利益沖突:
6.1.2.1 溧陽立達公司股東及員工持有合作伙伴、業務代理、發包商或供應商等外部第三方公司的股份。
6.1.2.2 溧陽立達公司員工家屬持有合作伙伴、業務代理、發包商或供應商等外部第三方公司的股份。
6.1.3 員工利益沖突申報表參見附表四。
6.1.4 員工利益沖突申報表由合規官保存。
7.公平競爭
7.1 串標、圍標、私下劃分客戶資源及協商市場價格均為違反公平競爭原則的違法行為。
7.2 不得與其他合作伙伴、業務代理、發包商或供應商協議投標價格或投標方式,不私自劃分業務區域或客戶資源。
7.3 不與溧陽立達競爭者或其他合作伙伴、業務代理、發包商或供應商透露或交換敏感信息。
7.4 保守商業秘密,不能委托、分包及轉包業務至第三方,不得以任何非公司利益出借公司資質。
8.案件調查
8.1 公司一旦發現員工有違反商業道德與合規的行為,合規官立即啟動內部調查程序,并將調查情況匯報至商業道德與合規紀律委員會。一般違規行為,一個月內完成調查工作;嚴重違規行為,三個月內完成調查工作。
8.2 對于確認的商業道德違規行為,由公司商業道德與合規紀律委員會討論決定對其相應的處罰。處罰包括口頭警告、記過、通報批評、罰款和開除。
8.3 對違規行為調查證據與見證資料由公司商業道德與合規監察官保存。
8.4 必要時,公司向上級審計或司法部門提交申請,由上級審計或司法部門開展反腐敗行為調查與處理工作。
9.舉報渠道
9.1 可撥打電話021-33876879,與公司商業道德與合規監察官聯系;
9.2 可發電子郵件至:stone-pan@163.com進行舉報。
9.3 對舉報人的信息,公司將嚴格保密,舉報人不必擔心遭到打擊報復。
10.附錄
附一 公司商務禮品與第三方差旅、餐飲申請表
附二 員工利益沖突申報表